Tiếng Anh giao tiếp văn phòng | Cách viết email hiệu quả

Tiếng Anh giao tiếp văn phòng không chỉ dừng lại ở việc giao tiếp bằng lời nói mà còn cả trong văn viết. Vậy làm sao để diễn đạt được đúng nội dung muốn truyền tải và thể hiện được sự tôn trọng, lịch sự với người đọc. Bài viết này sẽ đưa ra những gợi ý cho bạn để có một email bằng giao tiếp bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp.

1. Luôn luôn có một tiêu đề trong một email

Khi đọc một quyển sách bạn luôn luôn đọc cái tên, viết email cũng vậy, bạn hãy luôn nhớ chúng phải có một tiêu đề. Và lưu ý rằng, tiêu đề cần ngắn gọn, tránh mơ hồ và đúng trọng tâm.

Ví dụ: đề gửi cho mọi người trong team về nội dung của công việc sau một cuộc họp, thay vì đặt tiêu đề: “Notes from Project No. 2 Meeting” bạn hãy đặt: “Final Workflow on Project #2”.

2. Ngữ điệu khi giao tiếp bằng email

Hãy sử dụng những câu từ đơn giản và gần gũi tránh câu từ học thuật cứng nhắc và khó tạo thiện cảm. Hãy viết giống như là bạn đang đối thoại cùng người ấy và sẵn sàng thảo luận cùng họ.

3. Trình bày vấn đề trao đổi một cách chi tiết, dễ nhìn

Nếu đó là một email trao đổi vấn đề, bạn cần liệt kê chi tiết ra vấn đề ấy và sắp xếp chúng theo các đầu mục. Bạn có thể dùng dấu gạch đầu hàng hoặc đặt số thứ tự để người viết có thể dễ dàng hình dung ra điều bạn muốn nói.

Nếu trong vấn đề có liên quan đến phần việc của nhiều người, bạn cần đính kèm tên người đó vào email để tiện theo dõi.

4. Những câu nói thân mật trong email

Những câu nói này sẽ góp phần làm cho email của bạn thêm thân mật và tạo thiện cảm cho người đọc.

• Khi bắt đầu một email, bạn hãy gửi một lời chào: Dear, hi, hello

• Trước những yêu cầu, đề nghị, bạn nên có: “please”
• Để khen tặng thành quả của nhân viên, đồng đội, bạn đừng quên: “good job!”
• Khi kết thúc một email, đừng quên nhắn gửi những dòng này đến người nhận: “I appreciate your help with this”, “Let me know what you think about this.”

5. Cấu trúc của một email giao tiếp bằng tiếng Anh

a. Phần mở đầu (phần chào hỏi)

Hãy bắt đầu bằng một lời chào để tạo sự kết nối và bắt đầu câu chuyện. Bạn có thể dùng:

• Dear Mr. Bill/ Dear Mrs. Nancy/ Dear Miss Lily (Nếu bạn sử dụng Mrs hoặc Miss khi gửi thư cho phụ nữ thì phải chắc chắn rằng người đã kết hôn hay chưa. Và nhớ là không sử dụng “first name” trong trường hợp này).

• Dear Sir/ Dear Madam (trường hợp bạn không biết người nhận thư sẽ là nam hay nữ thì hãy viết chung Dear Sir/Madam).

b. Lý do viết thư

Một vài mẫu câu bạn có thể dùng khi nêu lý do:

• I am writing to make a hotel reservation/ to apply for the position of secretary/ to confirm my ticket booking/ to ask for further information about your produces.(Tôi viết thư để đặt trước phòng khách sạn/ để ứng tuyển cho vị trí thư ký/ để xác nhận việc đặt trước vé/ để biết thêm một số thông tin về các sản phẩm của bạn)

• I am writing with regard to the sale of Lumia Smartphone/ to the complaint you made on 26th January.(Tôi viết thư này liên quan đến việc bán sản phẩm điện thoại thông minh Lumia/ để giải đáp những phàn nàn của bạn vào ngày 26 tháng hai)

c. Phần nội dung chính

Hãy trình bày điều quan trọng nhất mà bạn muốn truyền tải đến người nhận. Bạn nên lưu ý là đi thẳng vào vấn đề tránh lan man và dài dòng gây sự khó hiểu.

d. Phần kết

Hãy gửi lời cảm ơn và mong chờ phản hồi từ họ.

6. Một số mẫu email thông dụng trong tiếng anh giao tiếp bằng văn bản

#1. Mẫu Email bằng tiếng Anh cho Bạn

Dear Smith Family,

Hello, my name is John. I received a confirmation letter from the exchange organization today. It said I’ll be staying with you for two months later this year. I wanted to introduce myself so you can know a bit more about me.

I’m 18 years old. I like listening to rock music, playing basketball and reading comic books. I will graduate from high school later this year, and I hope to go to college next year. I’ve never traveled outside of my country, so meeting you and visiting your country will be an exciting, new experience for me!

I’d also like to know more about you, so if you have a chance, please write back at this email address. If you have any questions for me, I’d be happy to answer them.

Thanks again for agreeing to host me—I’m very excited to meet you in person!

John

#2. Mẫu viết Email bằng tiếng Anh cho Đối tác

Subject: Delivery delayDear Mr Pascal,

We regret to inform you that we will not be able to respect the deadline previously agreed for the delivery of your order. Our supplier has warned us today that they are experiencing supply problems, which will result in a delay in our production chain. We count on your understanding and thank you for your patience.

Please accept our apologies.Best regards,

#3. Mẫu viết Email bằng tiếng Anh cho Sếp

Subject: New product catalogue Dear Ms.Chapman,

Following your request, we have recently sent you our new catalogue. We are convinced that it will enable you to see the quality of our products. Our local agent will contact you soon to arrange a meeting on a day and time that suits you in order to discuss in detail how our products can be of benefit to your company’s needs.

For further information, please do not hesitate to contact us. Yours sincerely,

#4. Mẫu viết Email trả lời phỏng xin việc

Subject: Web Content Editor position

Dear Sir/Madam,

With reference to your job ad in xxx, I would like to submit my application for the position of Web Content Editor in your company.

I graduated in Communication Sciences at the University of xxx and worked for several years in a Digital Agency as Content Specialist. I believe my skills and experience are in line with the requirements for the job position. I will be glad to introduce myself in an interview, that will allow you to better evaluate my possible recruitment.

Please find attached a copy of my resume. I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

#5. Mẫu viết Email hẹn gặp đối tác.

Dear Professor Smith,

I really enjoyed your Introduction to Writing Course, and I was interested in continuing by taking the Advanced Writing Course next semester. I’d like to meet with you to ask a few questions about the course, and also to get more information about the scholarship for international students.

Would it be possible to meet with you at your office sometime next week? I’m available during your regular office hours on Monday and Wednesday (2-5 p.m.), but if you’re busy on those days, I could also meet any time on Tuesday or on Friday afternoon. Please let me know what day and time would work best for you.

Thanks very much for your time and help!

John Johnson

Hi vọng bài viết này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi trao đổi thông tin với đồng nghiệp, khách hàng bằng email tiếng Anh. Chúc bạn ngày càng tự tin trong việc sử dụng tiếng Anh và thành công hơn trong sự nghiệp của mình.