Writing

Unit 3: Format of an email

Unit 3: Format of an email
Hướng dẫn cách viết một email chuyên nghiệp để gửi cho nhà tuyển dụng hay đối tác

Email (thư điện tử) là loại hình giao tiếp rất tốt trong môi trường làm việc . Vì vậy, khác với loại hình thư (letter), email cần rõ ràng, ngắn gọn và đúng mục đích.

Sau đây là format (cấu trúc) của một email cần có trong quá trình giao dịch.

1. Subject line (Dòng tóm tắt mục đích email): phải ngắn và nói qua nội dung cơ bản của email.

2. Salutation (Câu chào hỏi): tùy theo đối tượng người nhận, bạn cần dùng ngôn từ chào hỏi trang trọng (formal) hay ít trang trọng hơn (informal)

 Formal

Less formal

Informal

Very Informal

Dear Mrs, Mr, Ms

 

(Được dùng khi bạn lần đầu gửi email cho người nhận)

Dear John /Perter

 

(Được dùng khi bạn đã có contact của người nhận trước hoặc họ đã gửi mail cho bạn sử dụng tên trước đó)

Hi, Hello Mary

Mary

(thường được dùng với đồng nghiệp, người làm việc lâu năm với bạn)

 

 

Không sử dụng chào hỏi  mà đi thẳng vào nội dung email

 

3. Opening sentence (Câu nêu mục đích chính của email)

Câu này được viết đầu đoạn email để nêu mục đích chính của email. Lưu ý là nhớ phải viết hoa chữ cái đầu tiên.

I am writing to ....

Cấu trúc trang trọng (Formal)

Just a quick note to ....

Cấu trúc ít trang trọng hơn (Less formal)

 

4. Conclusion (Câu kết luận)

Looking forward to your reply

Cấu trúc thân thiện, có thể dùng trong văn phong trang trọng (formal) hoặc ít trang trọng hơn (informal)

Hope to hear from you soon

Cấu trúc ít trang trọng (Informal)

 

5. Close (Câu chào cuối đoạn email)

Yours sincerely

Rất trang trọng, hiếm khi dùng trong văn phong Email

Regards/Best wishes

Cấu trúc thường được dùng trong cả văn phong trang trọng (formal) và ít trang trọng hhơn (informal)

Bye/ All the best/Best

Thân thiện, dùng trong văn phong ít trang trọng (Informal)

James/Mary

Chỉ dùng tên, thường được dùng với đồng nghiệp thân thiết

format of an email

Trên đây là 5 bước bạn dùng để viết một email gửi đối tác hay đồng nghiệp. Tùy từng đối tượng người nhận, bạn hãy viết nội dung email cho phù hợp. Đồng thời, hãy luyện tập viết hàng ngày để nâng cao kĩ năng viết của minh nha các bạn!

Hỗ trợ trực tuyến