Speaking & Listening

Telephoning - Unit 3: Taking and leaving messages

Trong một số trường hợp, bạn sẽ phải ghi lại hoặc gửi lại tin nhắn khi không gặp được người cần nói chuyện qua điện thoại.

Không phải lúc nào chúng ta cũng có thể gặp được người mà chúng ta muốn nói chuyện trên điện thoại. Nếu người ấy bận, lời nhắn có thể được ghi lại trên điện thoại (voicemail message) hoặc chuyển qua một người đồng nghiệp. Vì vậy, kỹ năng nhận và gửi tin nhắn cũng rất quan trọng trong các telephoning skills.

Để để lại tin nhắn trên máy điện thoại, đầu tiên các bạn nên giới thiệu bản thân. Ví dụ, http://www.mshoagiaotiep.com/uploads/files/leve_4/telephoning_3__1a.mp3 Vậy cấu trúc mà các bạn nên sử dụng là “This is ... from ...”

Sau đó các bạn nên nói đến chủ để của bài nói: “I’m calling about ...” hoặc “I’m calling because ...”

Tiếp theo là đến nội dung chi tiết của bài nói. Để nói được điều này, các bạn sẽ dùng các cấu trúc “As you know, ...”, “Further to ...” và có thể đề nghị hay gợi ý về điều gì đó: “Would you mind sending back the attachment again? I can’t open it.

Cuối cùng là hẹn người đó contact lại với bạn, có thể là “Would you please call me on my mobile?”

Nếu đồng nghiệp của người đó nghe thay điện thoại, bạn có thể dùng những cấu trúc như là “Could you tell him/her I called?” “Would you mind asking me on my mobile? My number is ...” Hoặc “Could you ask her to get back to me as soon as she can? It’s urgent.

Nếu bạn ở trong trường hợp là người nghe điện thoại thay, bạn có thể nói, “I’ll tell him/her you called.” hoặc “I’ll make sure she gets your massage.” hoặc “Can I just repeat that?” Nếu muốn hỏi thông tin và số điện thoại, bạn dùng, “Can I take your name and number?”

Để hẹn lại, bạn có thể nói: “When is the best time for him/her to call you back?

Để take note dễ dàng và nhanh chóng, bạn có thể sử dụng những từ viết tắt như sau:

  • 24/7: 24 hours a day, seven days a week.
  • AISI: as I see it
  • AIUI: as I understand it
  • AOB: any other business
  • ASAP: as soon as possible
  • CB: call back
  • EOB: end of business
  • EOM: end of message
  • FAQ: frequently asked questions
  • FYI: for your information
  • IMO: in my opinion
  • JIT: just in time
  • N/A: not applicable
  • PCB: please call back
  • RU OK?: Are you OK?
  • TKS: thanks
Hỗ trợ trực tuyến